Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
PRIMERO: Del responsable y del ámbito de aplicación
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) regula el tratamiento de datos personales que efectúa Santa Modesta SpA, Rol Único Tributario N° 78.213.885-5, con domicilio en calle Manquehue Sur N° 520, oficina 205, comuna de Las Condes, Región Metropolitana (el “Prestador”), con ocasión de la prestación del servicio de software contable y tributario denominado “TAXI” y del asistente de mensajería denominado “Renata” (conjuntamente, la “Plataforma”).
La Política se aplica a los contadores, oficinas contables y demás personas naturales o jurídicas que contraten o utilicen la Plataforma (el “Usuario”); a sus representantes, dependientes y usuarios autorizados; a los clientes del Usuario y a sus representantes, que interactúen con Renata (los “Clientes Finales”); y a las demás personas naturales cuyos datos se incorporen a la Plataforma, tales como trabajadores, socios, arrendadores, proveedores y clientes de los Clientes Finales (todos ellos, los “Titulares”).
La Política forma parte integrante de los Términos y Condiciones y se interpretará conforme a la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y, a contar de su entrada en vigencia, a la Ley N° 21.719 que regula la protección y el tratamiento de los datos personales, así como a las demás normas que las complementen, modifiquen o reemplacen.
SEGUNDO: De la calidad en que actúa el Prestador
Respecto de los datos de identificación, contacto, facturación y uso de la cuenta del Usuario, el Prestador actúa en calidad de responsable del tratamiento.
Respecto de los datos de los Clientes Finales y de los demás Titulares que el Usuario incorpore a la Plataforma, o cuya obtención encomiende a ésta, el Usuario detenta la calidad de responsable del tratamiento y el Prestador actúa exclusivamente como encargado del tratamiento, por cuenta del Usuario y conforme a sus instrucciones, con la sola finalidad de prestar los servicios contratados.
El Usuario declara y garantiza que cuenta con la base de licitud, las autorizaciones y los consentimientos necesarios, otorgados por los Clientes Finales y, en su caso, por los demás Titulares, para incorporar sus datos personales, documentos y credenciales de acceso a la Plataforma, y para que Renata se comunique con ellos. El Usuario será exclusivamente responsable de dicha comunicación y deberá mantener indemne al Prestador frente a cualquier reclamo, acción, sanción o perjuicio que derive de su falta, insuficiencia o ilicitud, en los términos previstos en los Términos y Condiciones.
TERCERO: De las categorías de datos personales
El Prestador podrá tratar, según los servicios utilizados, las siguientes categorías de datos:
- Datos de identificación y contacto: nombre, Rol Único Nacional o Tributario, domicilio, correo electrónico y número telefónico.
- Credenciales de acceso: clave tributaria del Servicio de Impuestos Internos y accesos a medios de cobro y pago que el Usuario conecte, tales como SumUp, Getnet, Tuu, Mercado Pago, Redelcom o Compraqui, las que se almacenan cifradas.
- Datos tributarios y contables: registros de compras y ventas, facturas, boletas, transacciones con medios de pago, asientos contables, balances, declaraciones mensuales y anuales y declaraciones juradas.
- Datos laborales y previsionales: remuneraciones, contratos, finiquitos, cotizaciones, institución de previsión y de salud, cargas familiares y licencias médicas de los trabajadores de los Clientes Finales.
- Datos societarios y patrimoniales: socios, participación social, retiros, dividendos, arriendos, honorarios y patentes.
- Documentos: archivos que el Usuario incorpore a la Plataforma, tales como contratos de trabajo y de arrendamiento, estatutos, actas, comprobantes previsionales, licencias médicas y formularios tributarios.
- Datos de comunicaciones: número de teléfono, nombre de perfil, mensajes, audios y archivos intercambiados con Renata, y las solicitudes que de ellos se generen.
- Datos de uso y técnicos: registros de acceso y de actividad, fecha, hora, acciones realizadas y dirección IP.
Los datos relativos a la salud de las personas, incluidos los contenidos en licencias médicas, constituyen datos sensibles y serán tratados con las medidas de resguardo reforzadas que exige la ley, únicamente para el cumplimiento de obligaciones laborales y previsionales encomendadas por el Usuario.
CUARTO: De las finalidades del tratamiento
Los datos personales serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades, sustentadas en la ejecución del contrato, en el cumplimiento de obligaciones legales, en el consentimiento de los Titulares obtenido por el Usuario y, cuando corresponda, en el interés legítimo del Prestador:
- Prestar los servicios contratados, incluyendo la obtención de información desde el Servicio de Impuestos Internos y los medios de pago autorizados, la contabilización, y la preparación de propuestas de declaraciones tributarias, declaraciones juradas y remuneraciones.
- Procesar los documentos que el Usuario incorpore, a fin de proponer datos para su revisión y confirmación.
- Permitir que Renata entregue información a los Clientes Finales y derive al Usuario las solicitudes que lo requieran.
- Generar enlaces de pago, notificaciones y comunicaciones operativas.
- Administrar la relación contractual, facturar y cobrar los servicios, y brindar soporte.
- Resguardar la seguridad de la Plataforma, prevenir fraudes, usos indebidos e incidentes, y detectar y corregir errores.
- Elaborar estadísticas anonimizadas para el mejoramiento de la Plataforma.
- Dar cumplimiento a las obligaciones legales y a los requerimientos de autoridad competente.
El Prestador no comercializa, cede ni arrienda datos personales, ni los utiliza con fines publicitarios de terceros.
QUINTO: Del procesamiento automatizado
La lectura de documentos y las respuestas de Renata se efectúan mediante herramientas de procesamiento automatizado. Dichas herramientas se limitan a proponer datos e información, y no adoptan decisiones que produzcan efectos jurídicos respecto de los Titulares. Los datos propuestos quedan sujetos a la revisión del Usuario, a quien corresponde aprobar toda declaración antes de su presentación ante la autoridad.
SEXTO: De la comunicación de datos a terceros
El Prestador podrá comunicar datos personales únicamente a:
- Proveedores de servicios tecnológicos que actúen por cuenta del Prestador como encargados o subencargados del tratamiento, tales como servicios de infraestructura, almacenamiento, mensajería, procesamiento de documentos y comunicaciones, envío de correos, agenda y pagos, quienes sólo podrán tratar los datos para prestar sus servicios al Prestador y bajo deberes de confidencialidad y seguridad.
- Organismos públicos y entidades tales como el Servicio de Impuestos Internos o instituciones previsionales, cuando así lo instruya el Usuario para la ejecución de los servicios.
- Autoridades administrativas o judiciales, cuando lo exija la ley o una resolución competente.
El Usuario autoriza al Prestador para contratar subencargados del tratamiento en los términos señalados.
SÉPTIMO: De la transferencia internacional de datos
Atendida la naturaleza de los servicios tecnológicos utilizados, los datos personales podrán ser almacenados o tratados en servidores ubicados fuera de Chile. El Prestador procurará que los destinatarios ofrezcan niveles adecuados de protección y adoptará las garantías que exija la normativa vigente para estas transferencias.
OCTAVO: Del plazo de conservación
Los datos personales se conservarán durante la vigencia del contrato. Terminado éste, el Usuario dispondrá de un plazo de treinta (30) días corridos para exportar su información, vencido el cual el Prestador podrá eliminarla o anonimizarla, sin responsabilidad, salvo aquella cuya conservación sea exigida por la ley o necesaria para el ejercicio o defensa de derechos. Las copias de respaldo se eliminarán conforme a sus ciclos ordinarios.
Corresponde exclusivamente al Usuario conservar la documentación y los registros que la ley le exige mantener, así como sus propias copias de respaldo.
NOVENO: De las medidas de seguridad
El Prestador adopta medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales, entre ellas el cifrado de credenciales, el uso de conexiones seguras, el control de accesos por usuario y empresa, el registro de actividad y la realización de respaldos periódicos.
El Usuario reconoce que ningún sistema es completamente infalible y que el Prestador no garantiza una seguridad absoluta. El Prestador no será responsable por accesos indebidos originados en credenciales compartidas, extraviadas o insuficientemente resguardadas por los usuarios, ni por fallas o ataques que afecten a proveedores de terceros, en la máxima medida permitida por la ley.
DÉCIMO: De las vulneraciones de seguridad
En caso de producirse una vulneración de seguridad que afecte datos personales, el Prestador adoptará las medidas destinadas a contenerla y efectuará las comunicaciones que correspondan al Usuario, a los Titulares o a la autoridad, en la forma y oportunidad que establezca la normativa vigente.
UNDÉCIMO: De los derechos de los Titulares
Los Titulares podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo que les reconoce la ley, mediante solicitud dirigida a contacto@usarenata.com, acompañando antecedentes que permitan acreditar su identidad. El Prestador responderá dentro de los plazos establecidos en la normativa vigente.
Tratándose de datos respecto de los cuales el Prestador actúa como encargado, las solicitudes serán remitidas al Usuario, en su calidad de responsable, a quien corresponderá resolverlas, sin perjuicio de la colaboración que el Prestador le preste. Los Titulares podrán, asimismo, recurrir ante la Agencia de Protección de Datos Personales conforme a la ley.
DUODÉCIMO: Del sitio web y uso de cookies
El sitio web del Prestador no utiliza cookies publicitarias. La Plataforma utiliza únicamente las cookies técnicas estrictamente necesarias para mantener la sesión y la seguridad de los usuarios.
DECIMOTERCERO: De los menores de edad
La Plataforma está destinada a empresas y profesionales, y no se dirige a menores de edad.
DECIMOCUARTO: De las modificaciones
El Prestador podrá modificar la presente Política. Las modificaciones sustanciales serán informadas por correo electrónico o a través de la Plataforma con anterioridad a su entrada en vigencia. El uso de la Plataforma con posterioridad a dicha fecha importará su aceptación.
DECIMOQUINTO: De la legislación aplicable y del contacto
La presente Política se rige por las leyes de la República de Chile. Toda consulta relativa al tratamiento de datos personales podrá dirigirse a contacto@usarenata.com.